关于做好毕业生合影照片归档工作的通知

时间:2012年03月08日作者:学院办公室 点击:
 

各系部:

毕业生合影照片是学院档案的重要组成部分,是珍贵的档案资料,务必整理归档。为了及时完成2012届毕业生合影照片的归档工作,现将有关事项通知如下: 

一、归档范围

12012届本、专科毕业生以班级为单位的毕业照合影。

2、往年未归档的毕业照合影。

二、归档要求

1、纸质照片和电子版照片各归一份,电子版照片须与纸质照片一致。

2、毕业生合影按照《高校档案实体分类法》进行立卷归档。其立卷归档流程见附件1

3、纸质照片反面附上照片文字说明,照片文字说明格式见附件2;文字说明电子稿一并归档。

4、电子版照片为jpg格式;文件名以“湖工大工程技术学院****届(****级)******专业**班毕业合影”方式命名;电子版照片和照片文字说明以光盘或U盘的形式拷贝后移交学院综合档案室。

三、归档时间

请各系部高度重视毕业生合影照片的归档工作,认真做好上述归档材料的收集、整理、立卷、归档工作,并于20126月底前由各系部兼职档案员移交到学院综合档案室。

 

附件1毕业生合影照片立卷归档流程

附件2照片文字说明模板

附件3:案卷级档号及正题名模板

注:如有问题,请与综合档案室联系。

学院办公室

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